Wie mogen een bv vertegenwoordigen?

Wanneer u aandeelhouder, bestuurder of werknemer van een bv bent, kan de vraag gesteld worden wie eigenlijk bevoegd is om de bv te vertegenwoordigen. Bent u dat zelf? Is iemand anders dat? Diezelfde vraag kan ook gesteld worden (en zou ook gesteld moeten worden) in het geval u een overeenkomst wil sluiten met een bv. Wie is bevoegd om die overeenkomst met u te sluiten?

In dit artikel bekijken we de vraag wie een bv mag vertegenwoordigen. We bekijken eerst waarom die vraag van belang is en daarna bekijken we de wettelijke regeling en de uitzonderingen daarop. Ten slotte komt de rol van het Handelsregister van de Kamer van Koophandel aan de orde.

Vertegenwoordiging van een bv, waarom van belang?

De bv is een bij notariële akte opgerichte onderneming, een rechtspersoon. Hoewel een rechtspersoon in beginsel dezelfde rechten en plichten kan hebben als een natuurlijk persoon (een ‘mens van vlees en bloed’), kan hij een aantal zaken niet. Een van de dingen die een rechtspersoon niet zelfstandig kan, is rechtshandelingen verrichten.

Voor bijvoorbeeld het sluiten van een overeenkomst, zal een rechtspersoon (en dus een bv) altijd hulp nodig hebben van een natuurlijk persoon. Er zal immers onderhandeld moeten worden, er moet een aanbod worden gedaan en dat aanbod zal moeten worden aanvaard. Om die reden is het van belang om te bekijken wie dit voor de bv mag doen en wie niet. Immers: een persoon die niet bevoegd is, kan de bv niet binden.

Vaak zal het logisch zijn wie de bv mag vertegenwoordigen: betreft het een bv zonder werknemers met maar één bestuurder die alle aandelen heeft, dan zal dat de vertegenwoordigingsbevoegde persoon zijn. Anders wordt het, wanneer de bv een aantal werknemers heeft, meerdere bestuurders heeft en een aantal aandeelhouders heeft die géén bestuurder zijn. Wie is dan vertegenwoordigingsbevoegd?

Wie mogen een bv vertegenwoordigen?

In beginsel zijn er twee groepen personen aan te wijzen die in aanmerking komen om de bv te vertegenwoordigen:

• Het bestuur en afzonderlijke bestuurders van de bv;
• Derden, zoals werknemers, aandeelhouders, commissarissen of andere betrokkenen.

Voor beiden bestaat een andere regeling, zoals hierna zal worden weergegeven.

Het bestuur/bestuurders

Om te bekijken in hoeverre het bestuur en/of bestuurders bevoegd zijn, moeten (juridisch gezien) drie stappen worden genomen:

1. Onbeperkt en onvoorwaardelijk. De wet bepaalt dat het bestuur als orgaan (alle bestuurders samen) de bv mag vertegenwoordigen. Ook alle bestuurders afzonderlijk zijn vertegenwoordigingsbevoegd. Deze vertegenwoordigingsbevoegdheid is in beginsel onbeperkt en onvoorwaardelijk.
2. Uitzonderingen voortvloeiend uit de wet. Er zijn echter uitzonderingen op hoe onbeperkt en onvoorwaardelijk de vertegenwoordigingsbevoegdheid is. Derden (dus klanten of leveranciers van de bv) kunnen die tegengeworpen krijgen, maar enkel indien die inperking uit de wet voortvloeit. Beperkingen van de vertegenwoordigingsbevoegdheid die niet uit de wet voortvloeien werken wél binnen de bv zelf (bestuurders die deze regels overtreden zijn aansprakelijk voor de bv), maar niet naar derden.
3. Inroepen enkel door de vennootschap. Vloeit een beperking van de vertegenwoordigingsbevoegdheid voort uit de wet, dan kan hij tegenover derden worden tegengeworpen. Echter: enkel de bv kan een beroep doen op het feit dat zij onbevoegd is vertegenwoordigd. Het is niet mogelijk dat de derde hier een beroep op doet.

Vooral stap 2 levert nogal eens problemen op, want welke beperkingen vloeien voort uit de wet en kunnen dus ook tegenover derden worden ingeroepen? Een aantal voorbeelden van beperkingen die uit de wet voortvloeien:

• Het is mogelijk om statutair te bepalen dat de vertegenwoordigingsbevoegdheid slechts toekomt aan één of meer bestuurders (2:240 lid 2 BW).
• Het is mogelijk om statutair te bepalen dat een bestuurder slechts samen met een of meerdere andere bestuurders de bv mag vertegenwoordigen (2:240 lid 2 BW).
• Indien statutair niet reeds de goedkeuring voor de volgende rechtshandelingen is verleend aan het bestuur, mag het bestuur de bv enkel vertegenwoordigen na voorafgaande toestemming van de algemene vergadering van aandeelhouders. Het betreft rechtshandelingen (2:204 lid 2 BW):
  • in verband met het nemen van aandelen waarbij bijzondere verplichtingen op de vennootschap worden gelegd;
  • met de strekking om enig voordeel te verzekeren voor de oprichter van de vennootschap of een derde die bij de oprichting betrokken was;
  • betreffende de inbreng op aandelen anders dan in geld.
• Indien statutair niet de bevoegdheid tot het uitgeven van aandelen is toebedeeld aan het bestuur, mag zij dat niet (2:206 BW).

Beperkingen die niet voortvloeien uit de wet (en waarbij het bestuur/de bestuurder dus nog steeds onbeperkt en onvoorwaardelijk bevoegd is voor de derde) zijn onder meer:

• Beperkingen die enkel voortvloeien uit de statuten (en niet uit de wet).
  • Veelvoorkomend is de bepaling dat bestuurder A geen koopovereenkomsten van meer dan € 10.000 euro mag aangaan.
  • Denk ook aan de bepaling dat bestuurder A enkel roerende zaken mag kopen, maar géén onroerende zaken.
• Beperkingen die enkel voortvloeien uit een huishoudelijk reglement.

In bovenstaande gevallen heeft de bestuurder dus wél de bv rechtsgeldig vertegenwoordigd en is de bv dus gebonden aan de rechtshandeling. Wel kan de bestuurder worden aangesproken door de bv vanwege het overtreden van de statuten of het huishoudelijk reglement.

Derden (werknemers/aandeelhouders/overigen)

In beginsel mogen enkel bestuurders een bv vertegenwoordigen. Het is echter mogelijk om ook derden, zoals werknemers, aandeelhouders, accountants, familieleden van bestuurders of anderen de bv rechtsgeldig te laten vertegenwoordigen. Dit kan op twee manieren:

• Statutair vastgelegd. In de statuten wordt dan opgenomen dat een bepaalde derde het recht heeft om de bv te vertegenwoordigen, waarbij het ook weer mogelijk is om die bevoegdheid enkel te verlenen wanneer wordt gehandeld in combinatie met een andere bestuurder of derde.
• Door een volmacht. Degene die bevoegd is om de bv rechtsgeldig te vertegenwoordigen (meestal dus een bestuurder) kan een (algemene) volmacht geven aan de derde. Met die volmacht is de derde ook vertegenwoordigingsbevoegd geworden.

De volmacht wordt het meest gebruikt om derden in staat te stellen een bv rechtsgeldig te vertegenwoordigen. Ook het stilzwijgend verlenen van een volmacht is mogelijk, iets dat vaak bij werknemers zal voorkomen: een medewerkster van de McDonalds heeft een stilzwijgende volmacht om hamburgers te verkopen.

Overigens mag u daar ook vanuit gaan: is er een ‘schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid’ gecreëerd, dan kunt u erop vertrouwen dat de derde een volmacht heeft. Is dat toch niet zo, dan kan dat niet tegen u worden gebruikt en is de bv toch gebonden. Dit is bijvoorbeeld van belang bij iemand die op zijn visitekaartje ‘directeur’ heeft staan, maar waarvan achteraf blijkt dat hij slechts titulair directeur was en helemaal niet vertegenwoordigingsbevoegd was. Nog simpeler: indien de McDonalds zou stellen dat zij niet is gebonden aan de overeenkomst voor de koop van een hamburger die door de kassamedewerkster is gesloten, kunt u aangeven dat de McDonalds wél die schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid had gecreëerd door haar achter de kassa te plaatsen en door haar bedrijfskleding te laten dragen. Anders is het, wanneer de betreffende kassamedewerkster u de gehele inventaris van de vestiging zou verkopen. Daarvoor is géén schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid gecreëerd en daar zal McDonalds dan ook onderuit kunnen.

Twijfelt u of een gesprekspartner wel vertegenwoordigingsbevoegd is, dan laat hem altijd een volmacht overleggen. Is het al te laat daarvoor en zijn er reeds problemen ontstaan of dreigen die te ontstaan? Schakel dan een jurist in om te zien wat er nog gedaan kan worden hieraan.

Wie mag een bv vertegenwoordigen? Het Handelsregister van de Kamer van Koophandel biedt uitkomst.

Hoe komt u erachter wie vertegenwoordigingsbevoegd is voor een bv? Hoe komt u erachter wie de bestuurders zijn, wat zij mogen en wie gevolmachtigd is/zijn? Simpel: u kunt gebruik maken van het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Volgens de wet moet een statutaire onbevoegdheid (van zowel bestuurders, als van derden indien zij de bevoegdheid bij statuten hebben toegekend gekregen) worden ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (2:6 BW). Schrijft de bv niet correct in wie de bv mag vertegenwoordigen (en/of wat de statutaire beperkingen zijn), dan kan zij dat niet tegenwerpen aan een derde, tenzij die derde daarvan op de hoogte was.

Volmachten kunnen worden ingeschreven in het Handelsregister, maar dat hoeft niet. Staan ze erin, dan mag u erop vertrouwen. Staat er niets in het Handelsregister, maar wordt wel gesteld dat er een volmacht is? Vraag dan bij twijfel of de derde (vaak dus een werknemer) die volmacht kan overleggen.

Wie mogen een bv vertegenwoordigen? – Conclusie

Een bv wordt normaal gesproken vertegenwoordigd door het bestuur of individuele bestuurders. Het is echter mogelijk om (wettelijke toegestane) uitzonderingen te maken in de statuten, die ook naar leveranciers en klanten toe werking hebben. Controleer daarom altijd het Handelsregister van de Kamer van Koophandel als u zaken doet met een bv.

Daarnaast kan het vertegenwoordigen van de bv door derden gebeuren. Vaak betreft het dan werknemers. Het is verstandig om ook dan te bekijken of de volmacht uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel blijkt. Zo niet, dan is het, zeker bij belangrijke overeenkomsten, een goed idee om de volmacht (op papier) op te vragen.

De vraag ‘Wie mogen een bv vertegenwoordigen?’ is dus vaak niet zo gemakkelijk te beantwoorden als het wellicht lijkt. Twijfelt u, dan is het altijd verstandig om een jurist te raadplegen. Het raadplegen van een jurist is ook zeker raadzaam indien er problemen of conflicten (dreigen) te ontstaan rondom de vertegenwoordigingsbevoegdheid van een bestuurder of een derde.