Het bewijzen van het verzenden van een brief, e-mail, sms’je, whatsapp-bericht of andere schriftelijke verklaring kan lastig zijn. Het kunnen bewijzen van de ontvangst ervan is vaak nog lastiger, terwijl de wet juist aan die ontvangst allerhande gevolgen toekent.
De aangetekende verzending kan daarom een oplossing bieden. In dit artikel bekijken we hoe sterk uw bewijspositie met een aangetekend verzonden brief is. Tevens kijken we naar de feitelijke en juridische (on)zekerheden van het verzenden van een aangetekende brief. Ten slotte worden enkele alternatieven opgesomd, waarmee meer zekerheid van ontvangst (en dus een grotere slagingskans van een juridische procedure) te verkrijgen is.
Aangetekend verzenden
Aangetekend verzenden kan verstandig zijn in een aantal gevallen. U doet het voornamelijk omdat u zeker wilt weten dat een bepaald bericht arriveert. Dat kan in verschillende gevallen zo zijn:
- U verzendt een brief die met zekerheid de volgende bezorgdag moet arriveren;
- U moet kunnen aantonen dat een brief is ontvangen (omdat u verwacht dat er ontkend zal worden dat de brief is ontvangen);
- Bij bepaalde juridische handelingen is normaal verzenden niet toegestaan, maar aangetekend verzenden wel (bijvoorbeeld het opzeggen van een huurovereenkomst van woonruimte).
Juist in het tweede geval wordt aangetekend verzenden vaak gebruikt. Het levert een bewijs op van de verzending van de brief én, indien er elektronisch is getekend, ook een bewijs van ontvangst (via internet op te vragen). Specifiek aangetekend verzenden met handtekening retour wordt sinds 2011 niet meer aangeboden in Nederland.
Aangetekend verzenden biedt geen totale zekerheid
Aangetekend verzenden levert dus veel zekerheid op. U kunt bewijzen dat u iets heeft verzonden én u kunt bewijzen dat het is ontvangen. Toch is er geen absolute feitelijke zekerheid in een dergelijk geval. Wat er zoal kan gebeuren:
- De wederpartij doet alsof hij niet thuis is. Hij krijgt dan een afhaalbericht van de postbode, waarvan hij uiteindelijk ontkent dat hij het heeft gehad.
- De wederpartij neemt de brief wel aan, maar beweert daarna bij hoog en laag dat er niets in de enveloppe zat. De aangetekende verzending is immers enkel een ontvangstbevestiging, geen leesbevestiging.
Aangetekend verzenden juridisch gezien
Ook totale juridische zekerheid is er niet. Juridisch gezien moet een verklaring van een partij (zoals een brief) die gericht is aan een ander, die ander ook daadwerkelijk bereiken. Gebeurt dat niet, dan heeft de verklaring geen effect.
Dat een aangetekende brief niet altijd effect heeft, is ook in de rechtspraak terug te vinden. Er ontstaan voornamelijk problemen indien de aangetekende brief niet is ontvangen. Soms komt dat voor rekening van de geadresseerde (bijvoorbeeld als hij zelf heeft besloten om een jaar op vakantie te gaan). In andere gevallen komt het voor rekening van de verzender.
Zo werd door het Hof Leeuwarden in zaak LJN BM2180 bevestigd dat de bewijslast voor een per reguliere post verzonden brief op de verzender ligt, maar ook, dat het risico voor een aangetekende brief die twee keer wordt aangeboden en niet wordt afgehaald voor rekening van de verzender komt indien hij niet kan bewijzen dat er een afhaalbewijs is achtergelaten. Enkel de stelling dat het achterlaten van een afhaalbewijs gebruikelijk is, is onvoldoende.
Overigens werd door de procureur-generaal bij de Hoge Raad drie maanden daarna, op 9 juli 2010, geconcludeerd dat het kunnen laten zien van de teruggezonden brief waaruit blijkt dat deze is aangeboden (stickers) voldoende is om aan te kunnen nemen dat het niet ontvangen ervan in de risicosfeer van de geadresseerde behoort te liggen.
De mogelijkheden
Zoals te zien is, moet de ontvangst van stukken worden aangetoond. Dat dat niet altijd even gemakkelijk is, is hierboven ook te zien. Zekerheid heeft u (bijna) nooit, maar mogelijkheden om iets dergelijks te voorkomen zijn:
- Stukken waarop u een (aantoonbare) reactie krijgt nadat u ze heeft verzonden, zijn duidelijk ontvangen. Daar kan een ontkenning niets meer aan doen. Een dergelijke reactie kan een ontvangstbevestiging op uw e-mail zijn, maar ook een schriftelijke reactie op uw brief. Kosten: nihil.
- Een aangetekende brief die is verzonden en die in ontvangst is genomen, zal voor weinig problemen zorgen. Is er getekend, dan kan ontvangst bewezen worden. Kosten: minder dan 10 euro.
- Verzend een tweede aangetekende brief nadat de eerste onbestelbaar terugkomt. Let op: dit is natuurlijk geen optie indien u een bepaalde ‘deadline’ heeft. Komt de tweede aangetekende brief ook onbestelbaar terug, dan is het wel zeer aannemelijk dat het niet ligt aan de postbode. Kosten: tussen de 15 en 20 euro.
- Verzend stukken aangetekend, per gewone post én per e-mail. Op een dergelijke manier is het erg lastig om te ontkennen dat er nooit iets is ontvangen. Kosten: minder dan 10 euro.
- Zend een fax indien zowel u, als de ontvanger een faxmachine hebben. Tegenwoordig is dat echter nauwelijks meer het geval en worden faxen vrijwel enkel nog door juristen gebruikt. Bijkomend voordeel van de fax is, dat er kan worden bewezen wat er precies is gefaxt. Kosten: telefoontikken, dus een paar cent tot een paar euro.
- De ultieme mogelijkheid is het inschakelen van een deurwaarder. De deurwaarder levert de brief persoonlijk af of laat deze achter in de brievenbus. Hiervan maakt hij een exploot op, dat dwingendrechtelijk bewijs oplevert: de rechter kan er niet van afwijken. Kosten: hoog, reken op 50 tot 100 euro.
Bewijs van verzending – Conclusie
Een bewijs van verzending is vaak niet nodig. Uit alle omstandigheden van het geval blijkt dan, dat de brief/e-mail of andersoortige verklaring de geadresseerde heeft bereikt. Soms is het echter wel nodig: dan is aangetekende verzending een oplossing. Het is echter goed om u te realiseren dat aangetekende verzending niet altijd een oplossing is.
Heeft u een conflict rondom het al dan niet ontvangen van verzonden stukken of rondom het bewijzen van verzending (al dan niet door een aangetekende brief), dan is het verstandig om een jurist te raadplegen.
