Een werkgever wil over het algemeen graag in zijn werknemers investeren door ze een studie te laten doen. Hoewel daar studiekosten aan verbonden zijn, weet hij dat hij zijn investering eruit gaat krijgen doordat de werknemer daarna waardevoller is. Toch zal hij bang zijn dat de werknemer direct na de studie vertrekt: daarom wordt vaak afgesproken dat hij de studiekosten moet terugbetalen als hij snel uit dienst gaat.
Dit artikel gaat over studiekosten terugbetalen. Wanneer is het terugbetalen van studiekosten aan de orde? Hoe zit dat juridisch gezien? Hoe groot is het bedrag aan studiekosten dat moet worden terugbetaald?
Studiekosten terugbetalen
De werkgever spreekt vaak met de werkgever af in de arbeidsovereenkomst dat studiekosten moeten worden terugbetaald wanneer de werknemer snel na de opleiding naar een andere werkgever overstapt. Dit wordt ook wel een studiekostenbeding genoemd.
In de wet zijn er geen regels voor het studiekostenbeding opgenomen. Bij de rechter is het terugbetalen van studiekosten echter wel regelmatig aan de orde. In de jurisprudentie zijn er dan ook een aantal regels gevormd.
Voorwaarden terugbetalen studiekosten
De Hoge Raad zegt dat de afspraak tot het terugbetalen van studiekosten mogelijk is, mits er aan een aantal voorwaarden is voldaan.
Allereerst moet het terugbetalen van studiekosten in geval van beëindiging van de dienstbetrekking tijdens of direct na afloop van de studieperiode worden overeengekomen.
Ook moet de tijdspanne zijn vastgesteld waarin de werkgever vindt dat hij baat moet hebben van de verworven kennis en vaardigheden die de werknemer via zijn studie heeft opgedaan. Vaak wordt deze tijd op drie jaar gesteld, maar een hoger aantal jaren is ook mogelijk.
Daarnaast moet zijn vastgelegd dat de werknemer naar rato minder hoeft terug te betalen wanneer de bovenstaande tijd reeds gedeeltelijk is verstreken. Dit wordt de ‘glijdende schaal’ genoemd: is de helft van de tijd verstreken, dan hoeft ook slechts de helft te worden terugbetaald. De hoogte van de studiekosten die moeten worden terugbetaald hangt dus af van de tijd die nog over is. Wordt niet voldaan aan het vereiste van de glijdende schaal, dan wordt het gehele studiekostenbeding in de regel ongeldig bevonden.
Naast deze drie regels heeft de Hoge Raad bepaald dat het studiekostenbeding uiteraard niet mag conflicteren met andere wettelijke bepalingen (denk bijvoorbeeld aan de Wet minimumloon). Ook moet de regel van het terugbetalen van studiekosten duidelijk aan de werknemer worden uiteengezet. De Hoge Raad zegt niet dat dit schriftelijk moet, maar vermoedelijk doelt de Hoge Raad daar wel op. Daarnaast is het verstandig om dit schriftelijk vast te leggen in verband met het voorkomen van latere conflicten (en het kunnen bewijzen van het bestaan van dergelijke afspraken).
Studiekosten terugbetalen bij ontslag?
Hoe zit het met de werknemer die ontslag heeft gekregen terwijl hij nog ‘openstaande’ studiekosten heeft? Moet hij ook studiekosten terugbetalen of moeten die worden kwijtgescholden?
Wanneer de werknemer wordt ontslagen (of wanneer zijn arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd niet wordt verlengd), kunnen de redelijkheid en billijkheid zich tegen het terugbetalen van studiekosten verzetten. De werkgever kan de werknemer dan ook niet altijd houden aan zijn terugbetalingsverplichting.
Ook wanneer de werknemer zelf een andere baan aanneemt omdat de situatie op het werk onzeker is (bijvoorbeeld door een geplande reorganisatie) kan hij vaak niet worden gehouden aan het studiekostenbeding.
Wat mag worden teruggevorderd?
Wanneer de werkgever de werknemer de studiekosten wil laten terugbetalen, zal de vraag ‘Wat zijn studiekosten?’ al snel aan de orde komen. Zijn studiekosten enkel de kosten van het lesmateriaal en van de cursus, of kunnen dat ook loonkosten zijn wanneer de werknemer de studie in ‘de tijd van de baas’ heeft gedaan?
Het (gedeeltelijk) laten terugbetalen van het loon dat door de werknemer is ontvangen terwijl hij studeerde is toegestaan. De Hoge Raad heeft zich hier expliciet over uitgelaten. Het laten terugbetalen van de studiekosten zelf (de kosten van het lesmateriaal, de cursus, de trainer et cetera) is nooit door de Hoge Raad expliciet toegestaan, maar de jurisprudentie wijst erop dat dit gewoon mag. Ook in de literatuur wordt aangenomen dat dit geen probleem is.
Studiekosten terugbetalen – Conclusie
De werkgever kan met de werknemer afspreken dat wanneer de werknemer een bepaalde opleiding volgt op kosten van de werkgever en/of in de tijd van de werkgever, hij een bepaalde tijd daarna in dienst moet blijven. Zo kan de werkgever zijn investering ’te gelde maken’. Vertrekt de werknemer eerder, dan mag hij (onder voorwaarden) aan het studiekostenbeding worden gehouden.
De regels voor het terugbetalen van studiekosten komen voor uit (regelmatig veranderende) jurisprudentie. Moet u studiekosten terugbetalen en is dat onterecht? Heeft u een werknemer die studiekosten moet terugbetalen maar dat niet doen? Win dan eerst juridisch advies in om te kijken of het volgens de geldende jurisprudentie zinvol is om in uw zaak een vordering bij de wederpartij in te dienen.
