Een overeenkomst hoeft niet te worden opgesteld door een jurist om rechtsgeldig te zijn. Zelf een overeenkomst opstellen is namelijk ook mogelijk.
In dit artikel wordt daarom uiteengezet wat er zoal moet worden opgenomen in een goede schriftelijke overeenkomst. Dit artikel kan daarom als een soort van handleiding worden gebruikt.
Voor welke overeenkomsten kan ik dit artikel gebruiken?
Met behulp van deze handleiding kan een basisovereenkomst worden opgesteld, waardoor u in elk geval een aantal veelgemaakte fouten voorkomt. Bedenk wel dat het opstellen van een maatwerkovereenkomst waarin alles in uw geval goed wordt geregeld echter altijd grondige kennis van de wet vereist. Een goede maatwerkovereenkomst kan vrijwel alleen door een jurist worden opgesteld.
In het kort kan worden gesteld dat:
- Overeenkomsten die worden gemaakt met behulp van deze handleiding voornamelijk geschikt zijn voor afspraken:
- Zonder grote (financiële) belangen én;
- Die met een partij worden gesloten die u vertrouwt en waarvan u geen problemen verwacht.
- Maatwerkovereenkomsten opgesteld door een jurist zijn voornamelijk zinvol voor afspraken:
- Met grote (financiële) belangen óf;
- Die worden gesloten met een partij waarbij u problemen verwacht of die u minder goed vertrouwt.
Waarom is een goede schriftelijke overeenkomst van belang?
Hoewel er enkele uitzonderingen zijn, zoals bijvoorbeeld het kopen van een huis, is een overeenkomst in beginsel vormvrij. Dat wil zeggen dat een overeenkomst niet aan een bepaalde vorm (‘op papier’ bijvoorbeeld) is gebonden en in principe zelfs mondeling tot stand kan komen.
Daarnaast bestaat het beginsel van contractsvrijheid. Het is aan de contractspartijen wat zij met elkaar afspreken (en wat zij niet afspreken). Daarin zijn ze tot op grote hoogte vrij.
Geen schriftelijke overeenkomst hebben of veel zaken open laten zijn dus mogelijk, maar kunnen grote problemen opleveren, zoals:
- Onduidelijkheid over de rechten en plichten over en weer;
- Onduidelijkheid over de partij met wie de overeenkomst is gesloten;
- Bewijsproblemen als één van de partijen iets anders beweert dan de ander (of simpelweg zegt dat er nooit een overeenkomst is gesloten).
Om onder meer die redenen is het een goed idee om in elk geval alles goed op papier te zetten.
Waaruit bestaat een goede overeenkomst?
Wanneer een goede overeenkomst moet worden opgesteld, is het van belang om eerst de structuur van een goede overeenkomst te bekijken. Zoals gezegd, deze structuur hoeft niet gevolgd te worden, maar wordt wel (meestal) gevolgd door juristen.
De overeenkomst kunnen we in vier stukken onderverdelen:
- De kop van de overeenkomst, met onder meer titel en partijen;
- De overwegingen die aan beide kanten zijn gemaakt om de overeenkomst aan te gaan;
- De daadwerkelijke bepalingen van de overeenkomst;
- De afsluiting van de overeenkomst, inclusief ondertekening.
Hierna bekijken we deze stukken afzonderlijk.
1. De kop van de overeenkomst
- Titel van de overeenkomst. Deze staat erboven, bijvoorbeeld ‘Arbeidsovereenkomst’, ‘Leningsovereenkomst’ of ‘Huurovereenkomst’. Dit duidt aan welk soort overeenkomst er wordt gesloten en dus, welke regels van toepassing zijn. Overigens is deze aanduiding niet altijd doorslaggevend: lijkt de ‘Overeenkomst van opdracht‘ bijvoorbeeld in alle facetten op een arbeidsovereenkomst, dan zijn de regels voor de arbeidsovereenkomst van toepassing.
- Partijen die de overeenkomst sluiten. Het is van belang dat duidelijk vaststaat wie de overeenkomst sluiten, zodat ook duidelijk is wie de rechten en verplichtingen heeft die in de overeenkomst staan.
- Neem zoveel zaken op als u wilt bij het opstellen van de overeenkomst, maar zorg in elk geval dat naam, adres, woonplaats en eventuele vertegenwoordiger/gevolmachtigde van de partij worden genoemd.
- Let er bij ondernemingen op, dat een tekenbevoegde persoon de overeenkomst aangaat. Sluit receptioniste Jansen een overeenkomst tot koop van een nieuw wagenpark van 20 auto’s, terwijl ze dat niet mocht, dan kun je mevrouw Jansen zelf wel aanspreken, maar niet de onderneming. Check daarom het Handelsregister van de Kamer van Koophandel of vraag om het overleggen van een schriftelijke volmacht die is afgegeven door een bevoegd persoon.
- Meestal wordt tevens aangegeven hoe beide partijen in de rest van de overeenkomst genoemd worden. Dat kan van alles zijn, maar betreft meestal gemakkelijke aanduidingen. Denk aan: ‘Hendriks Bloemverkoop B.V. verder te noemen ‘A”, of ‘Alberts Versmarkt v.o.f., verder te noemen ‘werkgever”, of ‘Coöperatieve Rabobank Westelijke Mijnstreek U.A., verder te noemen ‘Rabobank’. Dat is handig bij het opstellen van de rest van de overeenkomst.
2. De overwegingen van de overeenkomst
- Overwegingen bij het aangaan van de overeenkomst beschrijven wat de bedoelingen van beide partijen zijn met het aangaan van de overeenkomst. Dit is van belang voor de uitleg van de overeenkomst. De bedoeling van de overeenkomst is van belang indien het niet duidelijk is wat er wordt bedoeld met een bepaalde zin of zinsdeel.
- Er kan bijvoorbeeld in de overwegingen staan: “Overwegende dat Janssen tien kuub beton wil storten en daarvoor zand nodig heeft.” Als er dan verder in de overeenkomst wordt gesproken over ‘zand’, dan zal bij de uitleg van de overeenkomst moeten worden meegenomen dat dat zand logischerwijs geschikt is om tien kuub beton te fabriceren.
3. Bepalingen van de overeenkomst
- Begripsbepaling. Lange overeenkomsten beginnen meestal in artikel 1 met een begripsbepaling, waarin veelgebruikte termen worden beschreven en wordt uitgelegd wat ermee wordt bedoeld. Dat is handig, omdat dan niet elke keer de gehele bepaling gebruikt hoeft te worden.
- Denk bijvoorbeeld aan: ‘Contractgebied: Geheel Nederland, het Vlaamse deel van België en alle plaatsen die minder dan 20 kilometer van de landsgrens in Duitsland liggen’. Elke keer dat de term Contractsgebied wordt gebruikt, gaat deze dus over het beschreven gebied.
- Ook veel gebruikt: ‘Producten: Alle producten die leverancier levert, waaronder begrepen betonzand, drainagezand en speelzand’, of, indien de overeenkomst over één product gaat: ‘Product: Grof metselzand dat geschikt is om te metselen’.
- Verschuldigde prestaties. Er moet duidelijk worden gemaakt wat de verplichtingen over en weer zijn.
- Wat moet er worden geleverd?
- Hoeveel moet worden geleverd?
- Tegen welke prijs?
- Welke kwaliteit?
- Welke leveringscondities?
- Welke betalingscondities (vooraf, op rekening?)?
- et cetera.
- Hoe worden geschillen opgelost? Het is handig om duidelijk te maken wat er gebeurt wanneer er geschillen zijn met betrekking tot het al dan niet correct naleven van de overeenkomst. Tevens is het een goed idee om aan te geven wanneer de overeenkomst precies niet wordt nageleefd (Is dat bijvoorbeeld door een half uur te laat leveren, of door een dag?).
- Aansprakelijkheid. Wanneer is de ene partij aansprakelijk ten opzichte van de andere? Ook van belang: Wat wordt er gedaan wanneer een derde schade lijdt?
- Hoe komt de overeenkomst tot een einde? Het is verstandig om aan te geven wanneer de overeenkomst tot een einde komt.
- Dit kan bijvoorbeeld zo zijn wanneer de overeenkomst wordt opgezegd (in het geval van een duurovereenkomst);
- Het kan ook zo zijn dat hij ten einde komt doordat beide partijen hun verbintenis zijn nagekomen;
- Eventueel kan de overeenkomst eindigen na verloop van tijd (bijvoorbeeld één jaar).
- Specifieke bepalingen. Elk soort overeenkomst en elk soort situatie heeft een aantal specifieke aandachtspunten waarop gelet moet worden wanneer er een overeenkomst wordt gesloten.
- Sommige bepalingen mogen volgens de wet bijvoorbeeld niet in een overeenkomst worden opgenomen en zijn nietig (ongeldig);
- Andere bepalingen zijn juist vrijwel onmisbaar om in een overeenkomst op te nemen in een specifiek geval. Weglaten levert situaties op die variëren van klein ongemak, tot een overeenkomst die totaal anders uitpakt dan gedacht.
- Algemene voorwaarden. Als u algemene voorwaarden heeft, wilt u die wellicht van toepassing verklaren op de overeenkomst. Dat moet dan ook daadwerkelijk in de overeenkomst staan. Enkel een zin in de algemene voorwaarden als ‘Deze algemene voorwaarden zijn op alle overeenkomsten van toepassing’ is niet voldoende.
- Bevoegde rechter en toepasselijk recht. Door een bevoegde rechter aan te wijzen, kan een geschil aan de rechter van keuze van de partijen worden voorgelegd. Ook het toepasselijk recht is van toepassing, zeker in het geval er met buitenlandse partijen wordt gecontracteerd (of de overeenkomst gaat over een prestatie in het buitenland), zodat er niet opeens een buitenlandse rechter rechtsmacht heeft. Slechts één van de twee (rechter of toepasselijk recht) noemen is niet voldoende, aangezien de Nederlandse rechter bevoegd kan zijn, maar wel Slowaaks recht (bijvoorbeeld) moet toepassen.
- Bijvoorbeeld ‘Nederlands recht is van toepassing, de Nederlandse rechter in Den Haag is de bevoegde rechter’.
4. Afsluiting van de overeenkomst
- Plaats en datum. Mag één keer geschreven worden, maar kan ook door beide partijen worden ingevuld. Dat laatste heeft de voorkeur omdat:
- Beide partijen wellicht op een andere plaats/datum de overeenkomst tekenen en éénmaal plaats en datum opnemen dan niet voldoende is;
- Van beide partijen het handschrift op de overeenkomst staat, waardoor achteraf stellen dat de handtekening vals is, erg lastig is.
- Overschrijven zin. Bij overeenkomsten waar veel vanaf hangt, wordt wel eens gekozen om beide partijen een zin te laten overschrijven. Zo is in elk geval extra duidelijk dat ze de zin (met vaak een akkoordverklaring) hebben gelezen én hebben begrepen, maar voornamelijk, staat hun handschrift op papier. Voordeel boven het overschrijven van enkel de datum is, dat het lastiger is om een gehele zin in een ander handschrift dan dat van jezelf te schrijven. Daarnaast zijn mensen (psychologisch) meer geneigd om de regel te volgen als ze hem zelf hebben overgeschreven.
- Gaat u zelf overeenkomsten maken, dan heeft u deze optie eigenlijk niet nodig. Overeenkomsten waarvan het belang zo groot is dat er zekerheid in moet worden gebouwd (of de wederpartij zo onbetrouwbaar is), zouden altijd door een jurist moeten worden opgesteld. Zelf de overeenkomst opstellen levert veel grote risico’s op.
- Handtekening. De handtekening van beide partijen kan bij een schriftelijke overeenkomst niet ontbreken.
- Eventueel mag de handtekening (of een paraaf) ook op de andere pagina’s worden opgenomen, ter akkoord. Dat kan zeker van belang zijn op een pagina waar belangrijke afspraken staan.
- Degene die de handtekening zet, moet uiteraard ook degene zijn die is genoemd bij ‘partijen’ bovenaan de overeenkomst.
Ten slotte
Zoals gezegd, is een overeenkomst niet aan regels gebonden en kunt u hem zelf opstellen. Een fatsoenlijke en nette basisovereenkomst is op te stellen aan de hand van bovenstaande regels. Bij belangrijke overeenkomsten is het echter van belang om een jurist de overeenkomst te laten opstellen of in elk geval te laten controleren, zodat u zeker weet dat er niets instaat wat er niet in mag staan én dat alles erin staat wat erin moet staan.
